Λογότυπο Microsoft Excel

Τα υπερβολικά πολλά δεδομένα σε μια στήλη μπορεί να κάνουν το υπολογιστικό φύλλο του Microsoft Excel πιο δυσανάγνωστο. Για να το βελτιώσετε, θα πρέπει να εξετάσετε το ενδεχόμενο να χωρίσετε τη στήλη σας χρησιμοποιώντας τις λειτουργίες Κείμενο σε στήλες ή Flash Fill.



Το κείμενο σε στήλες θα αντικαταστήσει τη μεμονωμένη στήλη σας με πολλές στήλες που χρησιμοποιούν τα ίδια δεδομένα. Το Flash Fill θα αναπαράγει τα δεδομένα, χωρίζοντάς τα σε νέες, μεμονωμένες στήλες, αφήνοντας ανέπαφη την αρχική στήλη.

Πώς να χρησιμοποιήσετε το κείμενο σε στήλες στο Excel

Το Microsoft Excel περιλαμβάνει μια ειδική δυνατότητα που σας επιτρέπει να χωρίσετε πολύ μεγάλες στήλες. Αυτό το κάνει διαχωρίζοντας στήλες χρησιμοποιώντας οριοθέτες, όπως κόμματα ή ερωτηματικά, που χωρίζουν τα δεδομένα.

Η δυνατότητα λειτουργεί χρησιμοποιώντας Κείμενο σε στήλες , στην οποία μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση από την καρτέλα Δεδομένα στη γραμμή κορδέλας του Microsoft Excel.

ΣΧΕΤΙΖΕΤΑΙ ΜΕ: Πώς να χρησιμοποιήσετε το κείμενο σε στήλες όπως ένα Excel Pro

ρυθμίστε το ξυπνητήρι στο ρολόι της Apple

Για να δοκιμάσουμε αυτήν τη λειτουργία, θα χρησιμοποιήσουμε ένα σύνολο δεδομένων (μια λίστα υπαλλήλων, που εμφανίζει ονόματα, ημερομηνίες γέννησης και άλλες πληροφορίες) σε μία στήλη. Κάθε τμήμα δεδομένων βρίσκεται σε ένα μόνο κελί, που χωρίζεται με ένα ερωτηματικό.

Δεδομένα, σε μία στήλη, στο Microsoft Excel

Διαφήμιση

Θα χρειαστεί να επιλέξετε πρώτα τα κελιά που περιέχουν τα δεδομένα σας (κελιά A1 έως A12 στο παραπάνω παράδειγμα).

Από την καρτέλα Δεδομένα του Excel, κάντε κλικ στο κουμπί Κείμενο σε στήλες που βρίσκεται στην ενότητα Εργαλεία δεδομένων.

To access Text to Columns in Excel, click Data>Κείμενο στις Στήλες

Αυτό θα εμφανίσει το παράθυρο του Οδηγού μετατροπής κειμένου σε στήλες και σας επιτρέπει να ξεκινήσετε το διαχωρισμό των δεδομένων σας. Από τις επιλογές, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Οριοθετημένο και κάντε κλικ στο Επόμενο για να συνεχίσετε.

Στον οδηγό Μετατροπή κειμένου σε στήλες, επιλέξτε Οριοθετημένο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Επόμενο για να συνεχίσετε

Από προεπιλογή, το Excel θα επιλέξει να προσπαθήσει να διαχωρίσει τα δεδομένα μιας στήλης με κάθε καρτέλα που βρίσκει. Αυτό είναι εντάξει, αλλά για το παράδειγμά μας, χρησιμοποιούμε δεδομένα που διαχωρίζονται με ερωτηματικά.

χρησιμοποιώντας vlc για αντιγραφή dvd

Επιλέξτε την επιλογή οριοθέτησης από το πλαϊνό μενού. Για το παράδειγμά μας, ο επιλεγμένος οριοθέτης μας είναι ένα ερωτηματικό.

Επιλογές οριοθέτησης κειμένου σε στήλη στο Microsoft Excel, με επιλεγμένο το ερωτηματικό

Μπορείτε να δείτε πώς θα φαίνονται τα δεδομένα που έχουν μετατραπεί στην ενότητα Προεπισκόπηση δεδομένων στο κάτω μέρος του μενού.

Μόλις είστε έτοιμοι, κάντε κλικ στο Επόμενο για να συνεχίσετε.

Επιβεβαιώστε ότι τα δεδομένα σας είναι σωστά στο μενού Κείμενο σε στήλη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Επόμενο

Διαφήμιση

Τώρα θα πρέπει να ορίσετε τους τύπους κελιών για κάθε στήλη. Για παράδειγμα, εάν έχετε μια στήλη με ημερομηνίες, μπορείτε να ορίσετε την κατάλληλη μορφή ημερομηνίας για αυτήν τη στήλη. Από προεπιλογή, κάθε στήλη θα οριστεί στη ρύθμιση Γενικά.

Χρησιμοποιώντας αυτήν την επιλογή, το Excel θα προσπαθήσει να ορίσει αυτόματα τον τύπο δεδομένων για κάθε στήλη. Για να τα ορίσετε με μη αυτόματο τρόπο, κάντε πρώτα κλικ στη στήλη σας στην ενότητα Προεπισκόπηση δεδομένων. Από εκεί, επιλέξτε τον κατάλληλο τύπο δεδομένων από την ενότητα Μορφή δεδομένων στήλης.

Τα windows 7 δεν θα φορτωθούν

Εάν θέλετε να παραλείψετε εντελώς μια στήλη, επιλέξτε τη στήλη σας και, στη συνέχεια, επιλέξτε την επιλογή Να μην εισαχθεί στήλη (Παράλειψη). Κάντε κλικ στο Τέλος για να ξεκινήσει η μετατροπή.

Επιβεβαιώστε τις επιλογές μορφοποίησης στήλης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Τέλος για να επιβεβαιώσετε τη διαδικασία μετατροπής κειμένου σε στήλη στο Excel

Η μεμονωμένη στήλη σας θα διαχωρίσει κάθε ενότητα, χρησιμοποιώντας τους οριοθέτες, σε μεμονωμένες στήλες χρησιμοποιώντας τις επιλογές μορφοποίησης κελιών που επιλέξατε.

Δίσκος επισκευής συστήματος windows 8

Δεδομένα στο Excel, διαχωρισμένα χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα Κείμενο σε στήλη

Πώς να χρησιμοποιήσετε το Flash Fill στο Excel

Εάν θέλετε να διατηρήσετε ανέπαφα τα αρχικά σας δεδομένα, αλλά να διαχωρίσετε τα δεδομένα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία Flash Fill.

Χρησιμοποιώντας το παράδειγμα της λίστας υπαλλήλων μας, έχουμε μια γραμμή κεφαλίδας μίας στήλης (στήλη Α), με ένα διαχωριστικό ερωτηματικό που διαχωρίζει κάθε bit δεδομένων.

Δεδομένα, διαχωρισμένα με οριοθέτη, στο Microsoft Excel

Διαφήμιση

Για να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Flash Fill, ξεκινήστε πληκτρολογώντας τις κεφαλίδες στηλών στη σειρά 1. Για το παράδειγμά μας, το Employee ID θα μπαίνει στο κελί B1, το Όνομα στο κελί C1 κ.λπ.

Για κάθε στήλη, επιλέξτε τη γραμμή κεφαλίδας. Ξεκινήστε με το B1 (την κεφαλίδα Employee ID σε αυτό το παράδειγμα) και, στη συνέχεια, στην ενότητα Εργαλεία δεδομένων της καρτέλας Δεδομένα, κάντε κλικ στο κουμπί Flash Fill.

Select your column header cell, then click Data>Flash Fill

Επαναλάβετε την ενέργεια για κάθε ένα από τα κελιά κεφαλίδας σας (C1, D1, κ.λπ.) για να γεμίσετε αυτόματα τις νέες στήλες με τα αντίστοιχα δεδομένα.

Εάν τα δεδομένα έχουν μορφοποιηθεί σωστά στην αρχική σας στήλη, το Excel θα διαχωρίσει αυτόματα το περιεχόμενο χρησιμοποιώντας το αρχικό κελί κεφαλίδας (A1) ως οδηγό. Εάν λάβετε ένα σφάλμα, πληκτρολογήστε την ακόλουθη τιμή με τη σειρά στο κελί κάτω από το κελί της κεφαλίδας σας και, στη συνέχεια, κάντε ξανά κλικ στο κουμπί Flash Fill.

Στο παράδειγμά μας, αυτό θα ήταν το πρώτο παράδειγμα δεδομένων στο κελί B2 (101) μετά το κελί κεφαλίδας στο B1 (Αναγνωριστικό υπαλλήλου).

Η γραμμή εργασιών δεν θα φύγει

Δεδομένα στο Microsoft Excel, έτοιμα για τη λειτουργία Flash Fill

Κάθε νέα στήλη θα γεμίζει με τα δεδομένα από την αρχική στήλη, χρησιμοποιώντας την αρχική πρώτη ή δεύτερη σειρά ως οδηγό για την επιλογή των σωστών δεδομένων.

Διαχωρίστηκαν δεδομένα χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα Flash Fill στο Excel

Διαφήμιση

Στο παραπάνω παράδειγμα, η μεγάλη στήλη (στήλη Α) έχει χωριστεί σε έξι νέες στήλες (Β έως G).

Επειδή η διάταξη των σειρών 1 έως 12 είναι η ίδια, η λειτουργία Flash Fill μπορεί να αντιγράψει και να διαχωρίσει τα δεδομένα, χρησιμοποιώντας τη σειρά κεφαλίδας και το πρώτο bit δεδομένων.

ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΤΗ ΣΥΝΕΧΕΙΑ
Επιλογή Συντάκτη