Λογότυπο Microsoft Excel

Μπορεί να είναι δύσκολο να οργανώσετε ένα μεγάλο υπολογιστικό φύλλο για να διευκολύνετε την ανάγνωση των δεδομένων σας. Το Microsoft Excel προσφέρει μια χρήσιμη δυνατότητα ομαδοποίησης για να συνοψίσετε δεδομένα χρησιμοποιώντας ένα αυτόματο περίγραμμα. Εδώ είναι πώς γίνεται.



Τι χρειάζεστε για να δημιουργήσετε ένα περίγραμμα στο Excel

Στο Microsoft Excel, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα περίγραμμα γραμμών, στηλών ή και τα δύο. Για να εξηγήσουμε τα βασικά αυτού του θέματος, θα δημιουργήσουμε ένα περίγραμμα σειρών. Μπορείτε να εφαρμόσετε τις ίδιες αρχές εάν θέλετε ένα περίγραμμα για στήλες.

Για να εξυπηρετήσει η λειτουργία το σκοπό της, υπάρχουν μερικά πράγματα που θα χρειαστεί να συμπεριλάβετε τα δεδομένα σας:

  • Κάθε στήλη πρέπει να έχει μια κεφαλίδα ή μια ετικέτα στην πρώτη σειρά.
  • Κάθε στήλη πρέπει να περιλαμβάνει παρόμοια δεδομένα.
  • Η περιοχή κελιών πρέπει να περιέχει δεδομένα. Δεν μπορείτε να έχετε κενές στήλες ή γραμμές.

Είναι πιο εύκολο να έχετε τις σειρές σύνοψής σας κάτω από τα δεδομένα που συνοψίζουν. Ωστόσο, υπάρχει ένας τρόπος να το αντιμετωπίσετε εάν οι σειρές σύνοψής σας βρίσκονται αυτήν τη στιγμή πάνω. Θα περιγράψουμε πρώτα πώς να το κάνουμε αυτό.

Προσαρμόστε τις Ρυθμίσεις Outline

Επιλέξτε τα κελιά που θέλετε να περιγράψετε και μεταβείτε στην καρτέλα Δεδομένα.

Διαφήμιση

Κάντε κλικ στην επιλογή Περίγραμμα στη δεξιά πλευρά της κορδέλας. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εκκίνηση διαλόγου (μικροσκοπικό βέλος) κάτω δεξιά στο αναδυόμενο παράθυρο.

Μεταβείτε στο Data, Outline και κάντε κλικ στην εκκίνηση διαλόγου

Όταν ανοίξει το παράθυρο Ρυθμίσεις, καταργήστε την επιλογή του πλαισίου για τις γραμμές σύνοψης κάτω από τις λεπτομέρειες.

Καταργήστε την επιλογή Σύνοψη Σειρών κάτω από τις λεπτομέρειες

Πριν κάνετε κλικ στο OK, μπορείτε προαιρετικά να επιλέξετε το πλαίσιο για Αυτόματα στυλ. Αυτό θα μορφοποιήσει τα κελιά στο περίγραμμά σας με έντονα, πλάγια γράμματα και παρόμοια στυλ για να τα κάνει να ξεχωρίζουν. Εάν επιλέξετε να μην χρησιμοποιήσετε τα Αυτόματα στυλ εδώ, θα σας δείξουμε πώς να τα εφαρμόσετε και στη συνέχεια.

Προαιρετικά, ελέγξτε το Automatic Styles

Κάντε κλικ στο OK και ετοιμαστείτε να δημιουργήσετε το περίγραμμα.

Δημιουργήστε το αυτόματο περίγραμμα

Εάν έχετε ορίσει τις σειρές σύνοψής σας και άλλες απαιτήσεις περίγραμμα, ήρθε η ώρα να δημιουργήσετε το περίγραμμά σας.

Επιλέξτε τα κελιά σας, μεταβείτε στην καρτέλα Δεδομένα και κάντε κλικ στο Περίγραμμα.

Μεταβείτε στα Δεδομένα και κάντε κλικ στο Περίγραμμα

Κάντε κλικ στο βέλος της ομάδας και επιλέξτε Αυτόματο περίγραμμα στην αναπτυσσόμενη λίστα.

Κάντε κλικ στην ομάδα και μετά στην Αυτόματη διάρθρωση

Διαφήμιση

Θα πρέπει να δείτε την ενημέρωση του υπολογιστικού φύλλου σας αμέσως για να εμφανιστεί το περίγραμμα. Αυτό περιλαμβάνει αριθμούς, αντίστοιχες γραμμές και σύμβολα συν και πλην στην γκρίζα περιοχή στα αριστερά των σειρών ή στο επάνω μέρος των στηλών.

Αυτόματο περίγραμμα δημιουργήθηκε στο Excel

Ο χαμηλότερος αριθμός (1) και τα πιο αριστερά κουμπιά κάτω από το 1 είναι για την προβολή στο υψηλότερο επίπεδο.

Επίπεδο διάρθρωσης Excel 1

Ο επόμενος υψηλότερος αριθμός (2) και τα κουμπιά κάτω από αυτόν είναι για το δεύτερο υψηλότερο επίπεδο.

Επίπεδο διάρθρωσης Excel 2

Οι αριθμοί και τα κουμπιά συνεχίζονται για κάθε επίπεδο μέχρι το τελικό. Μπορείτε να έχετε έως και οκτώ επίπεδα σε ένα περίγραμμα του Excel.

Επίπεδο διάρθρωσης Excel 3

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τους αριθμούς, τα σύμβολα συν και μείον ή και τα δύο για να συμπτύξετε και να επεκτείνετε τις σειρές σας. Εάν κάνετε κλικ σε έναν αριθμό, θα συμπτύξει ή θα επεκταθεί ολόκληρο το επίπεδο. Εάν κάνετε κλικ σε ένα σύμβολο συν, θα επεκτείνει το συγκεκριμένο σύνολο σειρών στο περίγραμμα. Ένα σύμβολο μείον θα συμπτύξει το συγκεκριμένο σύνολο σειρών.

Επίπεδα περιγράμματος του Excel

Μορφοποίηση στυλ μετά τη δημιουργία του περιγράμματος

Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, μπορείτε να εφαρμόσετε στυλ στο περίγραμμά σας για να κάνετε τις σειρές και τις σειρές σύνοψης να ξεχωρίζουν. Εκτός από το ίδιο το περίγραμμα, αυτό βοηθάει να γίνει πιο εύκολη η ανάγνωση και η διάκριση των δεδομένων από τα υπόλοιπα.

Διαφήμιση

Εάν επιλέξετε να μην χρησιμοποιήσετε την επιλογή Automatic Styles πριν δημιουργήσετε το περίγραμμά σας, μπορείτε να το κάνετε μετά.

Επιλέξτε τα κελιά στο περίγραμμα που θέλετε να μορφοποιήσετε ή επιλέξτε ολόκληρο το περίγραμμα εάν προτιμάτε. Επιστρέψτε στο παράθυρο ρυθμίσεων περιγράμματος με Δεδομένα > Περίγραμμα για να ανοίξετε το πρόγραμμα εκκίνησης διαλόγου.

Στο παράθυρο Ρυθμίσεις, επιλέξτε το πλαίσιο για Αυτόματα στυλ και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εφαρμογή στυλ.

Εφαρμογή στυλ σε ένα περίγραμμα του Excel

Θα πρέπει να δείτε το στυλ μορφοποίησης εφαρμοστεί στο περίγραμμά σας. Τώρα μπορείτε να κάνετε κλικ στο OK για να κλείσετε το παράθυρο.

Περίγραμμα Excel με στυλ

ΣΧΕΤΙΖΕΤΑΙ ΜΕ: Αντιγράψτε τη μορφοποίηση Excel με τον εύκολο τρόπο με το Format Painter

Αφαιρέστε ένα περίγραμμα

Εάν δημιουργήσετε ένα περίγραμμα και αποφασίσετε να το αφαιρέσετε αργότερα, είναι μερικά απλά κλικ.

Διαφήμιση

Επιλέξτε το περίγραμμά σας και επιστρέψτε στην καρτέλα Δεδομένα άλλη μια φορά. Κάντε κλικ στην επιλογή Περίγραμμα και, στη συνέχεια, στο βέλος κάτω από την Κατάργηση ομαδοποίησης. Επιλέξτε Clear Outline και είστε έτοιμοι.

Κάντε κλικ στην επιλογή Περίγραμμα, Κατάργηση ομαδοποίησης, Εκκαθάριση περιγράμματος

Σημείωση: Εάν εφαρμόσατε στυλ στο περίγραμμά σας, θα πρέπει να διαμορφώσετε ξανά το κείμενό σας με μη αυτόματο τρόπο.

Τα περιγράμματα δεν είναι απλά εύχρηστα για την προετοιμασία εγγράφων. Στο Excel, ένα περίγραμμα σάς προσφέρει έναν καταπληκτικό τρόπο οργάνωσης και πιο εύκολα αναλύστε τα δεδομένα σας . Το αυτόματο περίγραμμα αφαιρεί σχεδόν όλη τη χειρωνακτική εργασία από τη διαδικασία.

ΣΧΕΤΙΖΕΤΑΙ ΜΕ: Τρόπος χρήσης συγκεντρωτικών πινάκων για την ανάλυση δεδομένων του Excel

ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΤΗ ΣΥΝΕΧΕΙΑ