Η Microsoft Access χρησιμοποιείται σε πολλές επιχειρήσεις για αποθήκευση και πρόσβαση σε πληροφορίες. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια απλή αναφορά εύκολα χρησιμοποιώντας τον Οδηγό αναφορών.

Ανοίξτε τη βάση δεδομένων της Access και κάντε κλικ στις Αναφορές που βρίσκονται κάτω από το πεδίο Αντικείμενα στην αριστερή πλευρά. Στην επάνω γραμμή εργαλείων κάντε κλικ στο κουμπί Νέο για να ξεκινήσετε μια νέα αναφορά.



Στο παράθυρο Νέα αναφορά, επιλέξτε Οδηγός αναφοράς και από κάτω επιλέξτε από την αναπτυσσόμενη λίστα ποιο ερώτημα ή πίνακα θέλετε να συγκεντρώσετε δεδομένα για τη δημιουργία της αναφοράς. Σε αυτήν την περίπτωση, θέλω να δημιουργήσω μια αναφορά σχετικά με τους πελάτες της Tech_Company. Αφού έχετε επιλέξει τα σωστά δεδομένα, κάντε κλικ στο OK.

Αυτό το επόμενο τμήμα του οδηγού σάς επιτρέπει να επιλέξετε τα διάφορα πεδία από τον πίνακα ή το ερώτημα που επιλέξατε. Αυτό είναι υπέροχο όταν θέλετε να δημιουργήσετε μόνο μια αναφορά με βάση συγκεκριμένα δεδομένα σε έναν πίνακα. Επισημάνετε τις πληροφορίες στα Διαθέσιμα Πεδία και πατήστε το κουμπί βέλους για να τις μετακινήσετε στα Επιλεγμένα Πεδία. Εδώ επέλεξα τους πελάτες Όνομα, Επώνυμο, Πόλη και Τηλέφωνο. Σε αυτό το σημείο θα μπορούσατε να επιλέξετε Finish, αλλά ας χρησιμοποιήσουμε λίγο περισσότερη λειτουργικότητα του οδηγού, κάντε κλικ στο Next.

Σε αυτό το παράθυρο μπορείτε να επιλέξετε να προσθέσετε ομαδοποίηση σε διάφορα μέρη των δεδομένων σας. Επειδή επιδεικνύω μια απλή αναφορά (πρόσθετα μαθήματα για τη σύνταξη προσαρμοσμένων αναφορών θα έρθουν σύντομα), απλώς κάντε κλικ στο Επόμενο.

Διαφήμιση

Εδώ επιλέγετε με ποια σειρά θα εμφανίζονται τα δεδομένα στην αναφορά. Αυτή είναι μια προσαρμογή που θα πρέπει να αποφασίσετε με βάση τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να παρουσιάσετε τα δεδομένα. Εδώ επιλέγω να ταξινομήσω το Επώνυμο κάθε πελάτη σε Αύξουσα σειρά.

Εδώ θα επιλέξετε τη διάταξη της αναφοράς. Για άλλη μια φορά, ανάλογα με το πώς θέλετε να παρουσιάσετε τα δεδομένα, θα καθορίσει τη διάταξη. Για αυτήν την αναφορά επιλέγω Διάταξη = Πίνακας, Προσανατολισμός = Κατακόρυφος και συνήθως βρίσκω καλύτερο να βεβαιωθώ ότι έχω ελέγξει το πλαίσιο Προσαρμογή του πλάτους του πεδίου ώστε όλα τα πεδία να χωρούν σε μια σελίδα. Αυτό διασφαλίζει ότι όλα τα σχετικά δεδομένα βρίσκονται σε κάθε σελίδα και δεν είναι διάσπαρτα σε πολλές σελίδες. Κάντε κλικ στο Επόμενο.

Στη συνέχεια θα επιλέξετε το στυλ ή την εμφάνιση της αναφοράς. Για άλλη μια φορά χρησιμοποιήστε την καλύτερη δημιουργική σας κρίση. Για αυτήν την αναφορά επιλέγω το Bold. Κάντε κλικ στο Επόμενο.

Σχεδόν τελείωσες! Επιλέξτε ένα όνομα για την αναφορά σας. Εάν πρόκειται να είναι μια αναφορά που σκοπεύετε να αποθηκεύσετε και να εκτελείτε από καιρό σε καιρό, βεβαιωθείτε ότι και χρησιμοποιείτε μια καλή σύμβαση ονομασίας, ώστε εσείς και άλλοι χρήστες της βάσης δεδομένων να μπορείτε να βρείτε εύκολα την αναφορά και να την εκτελέσετε. Αφού ονομάσετε την αναφορά σας, κάντε κλικ στο Τέλος.

Θα δείτε τώρα τα αποτελέσματα της αναφοράς που δημιουργήσατε. Από εδώ μπορείτε να εκτυπώσετε την αναφορά, να επιστρέψετε και να κάνετε αλλαγές σχεδίασης ή ίσως να προσθέσετε επιπλέον πίνακες ή πεδία. Εάν είστε ευχαριστημένοι με την εμφάνιση της αναφοράς, αποθηκεύστε την και στη συνέχεια θα μπορείτε να την ανασύρετε όταν τη χρειάζεστε.

Εάν δεν είστε καθόλου εξοικειωμένοι με την Access, θα σας συνιστούσα να μεταβείτε στην Κατάρτιση του Οδικού Χάρτη για την Access 2003.

ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΤΗ ΣΥΝΕΧΕΙΑ
Επιλογή Συντάκτη